就活中に企業からの電話に折り返しする時のマナーについて

就活中の折り返しの電話

 

就活をしていると、企業から電話がかかってくる回数がとても増えてくると思います。ですが、実際に社会人と電話をする機会なんて、それまでの人生ではほとんどない事でしょう。

社会人に電話する事はとても緊張しますし、可能な限り好印象を与えたい事が本音だと思います。

今回は、「これさえ見れば安心!」となるような電話の折り返しのマナーについて触れていきます。

就活中に企業からの留守電に折り返す時の会話例

自分:お世話になっております。私◯◯大学の△△と言います。→まずは自分の”大学名”と”名前”を名乗りましょう。

自分:先ほど◯◯様からお電話いただき、折り返させていただきました。
→”誰”に用があって、”どうして”電話をしたのか忘れないようにしましょう。

自分:◯◯様をお願いできますしょうか?

相手:はい。少々お待ちください。

相手:お電話変わりました。◯◯でございます。

自分:◯◯様、先ほどお電話をいただきました◯◯大学の△△と申します。先ほどはお電話に出る事が出来ずに申しわけございませんでした。
→もう一度自己紹介しておきます。

相手:いえいえ。

自分:ただいま、お時間はございますでしょうか?
→気遣いの一言が大切です。相手が電話が可能かどうか聞いておきましょう。

相手:はい。大丈夫ですよ。

自分:ありがとうございます!
→簡単にお礼の一言を言っておくことが大切です。

相手:~~の要件でお電話をしまして…。

自分:承知いたしました。お忙しい中ありがとうございました。それでは失礼いたします。
→最後にお礼を言って電話を切りましょう。

このように、電話の際は基本的に余計な話は入れないことと、また、電話中は以下のような流れを意識してください。

折り返しの電話の注意点①:大学名・名前をしっかりと名乗る

「自分がどこの誰であるのか」はしっかりと伝えるようにしておきましょう。自分のことを名乗らずに「◯◯さんはいますか?」といっても失礼にあたるだけです。

最低限の挨拶をすることは必ず忘れないでください。

折り返しの電話の注意点②:不在だった旨を謝罪する

自分自身が忙しかったため、電話に出られなかったことはよくわかります。ですが、相手だって忙しい合間を縫ってあなたに電話をしてくれているはずです。

その人に対して、簡単でも良いので「先ほどはお電話に出ることが出来ずに申し訳ありませんでした。」といった一言を言えることが大切です。

意外と忘れがちな部分であるため、しっかりと挨拶をするようにしてください。

折り返しの電話の注意点③:「今時間はあるか?」と相手を気遣う

仮にお電話に出てくれても、もしかしたら相手は忙しい時かもしれません。

それも踏まえて「今はお時間が大丈夫でしょうか?」といった気遣いの一言を掛けることを意識してください。

もしかしたら「申し訳ありません。今は少し難しいので後で掛け直します」といった形なるかもしれないため、そこは相手にゆだねるようにしておきましょう。

電話を折り返す際の注意点について

基本的な折り返しの電話の方法に関しては、上で説明した通りで問題ありませんが、もう少し電話をする際の注意点に触れていきたいと思います。

意外と電話をする時に忘れがちかつ、「そんな事知らなかった」といった内容についての解説になります。

スケジュール表とペンを用意

電話をかける前にスケジュール表(もしくはメモ)とペンを用意しておきましょう。実際に電話をする際に予定を書き込んだりする事は当たり前の事になります。

電話中に改めて、「すみません、メモとペンを用意します」と言っても失礼にあたるため、気をつけておきましょう。

ランチタイムと夜中には折り返さない

ランチタイムは多くの会社員が外に出ていたり、社内にいたとしても食事を取っている可能性が非常に高いです。

そのため、その時間に電話を折り返しても、内心「こんな時間に電話か」と思われてしまう事がほとんですから、避けるようにしておきましょう。

夜の時間も社内に入ル可能性が低いですし、残業中で仕事を早く終わらせて帰宅したいと考えているかもしれません。

もし相手が「夜の時間でもいいから折り返し電話をください」といった事を言ってくれているようでしたら、特に問題はないでしょう。

そこまで硬くなりすぎないように

社会人と電話をする機会なんて滅多にないため、とても緊張するかもしれません。私自身も学生時代は企業に電話をする際にとても緊張をしていました。

ですが、相手は大人であって、「学生だから少しぐらいの敬語の間違いなどは当たり前」と思ってくれている可能性がとても高いです。

変に気を使いすぎずに、最低限の敬語(です・ます)を使う事が出来れば、特に問題はないでしょう。

就活中の電話の折り返しのまとめ

社会人と電話をする事は、当然今後何度もある事です。実際に就職する事になれば、それはなおさらです。

そのため、今のうちに、折り返しに関わらず電話でのマナーを身につける事が出来れば、有利なスキルの一つになります。

今回の内容を参考にしつつ、変に気を使いすぎない程度に電話をしてみてください。

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