最終面接の辞退の連絡方法は電話orメール?気をつけるべき事【例文付き】

最終面接は決まったけど、他に決めてしまった企業があったり、他の企業との面接日程が被ってしまったりすることは、よくあることかと思います。

ですが、一体その際はどのように断ればいいのかわからないものです。

今回は最終面接を辞退する方法について解説していきたいと思います。

最終面接の辞退はメールではなく電話で連絡をする

企業の採用選考で最終段階まで残ったものの、「何らかの事情があり辞退せざるを得ない状況」は誰にでも起こり得ることです。

そんなとき、具体的な企業への事態の連絡方法がわかっていれば、必要以上に焦ることはありません。

まず、基本的な連絡方法ですが、メールではなく電話でするのがマナーです。

これは就活のマナーとも言えますが、「大事な連絡はメールではなく電話の方が適切」というルールは、社会人・ビジネスマンとして必携のマナーなので、この機会にぜひ覚えておきましょう。

電話で最終面接を断る際の言い回しは、以下の例文を参考にしてください。

電話で最終面接を断る時の例文

突然のお電話を失礼いたします。

〇月○日の○時から最終面接をお願いしておりました、××(自分の名前)と申します。

大変申し訳ございませんが、この度の最終面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

勝手を申し上げまして、誠に申し訳ございません。

必ずしも人事や採用担当者がはじめに電話に出るわけではありません。

ですので、担当者に代わってもらうために、本題に入る前に「面接の件でお電話させていただいたのですがよろしいでしょうか。」という言葉を添えてもいいでしょう。

特別な事情があり、どうしても電話できずにメールで辞退する場合の例文は以下のような具合です。

メールで最終面接を辞退する際の例文

株式会社A

人事部長 △△様

大変お世話になっております。

×月×日×時に最終面接をお願いしております、○○と申します。

勝手を申し上げて大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を設けていただいたにも関わらず、このような形で辞退させていただくことになり大変申し訳ございません。

心よりお詫び申し上げます。

貴社のますますのご繁栄をお祈りいたします。

最終面接辞退の連絡はなるべく早めに連絡しよう

企業はあなた一人のために、たくさんのコストと時間をかけて選考活動を行っています。

少しでもその負担を減らし、迷惑がかからないように、辞退する場合はなるべく早く連絡しましょう。

遅くとも最終面接予定日の2日前までには連絡することが大切です。

当日は、人事や採用担当者だけでなく、役員や社長らも時間を割いて面接に参加する企業が多いです。

最終面接の辞退で気をつけるべきこと

最終面接の辞退で気をつけるべき事①:会社の営業時間内に連絡する

最終面接辞退の連絡に限ることではありませんが、企業に連絡をする際は、その会社の営業時間内に行うのがマナーです。

一般的には、9時~17時が定時の会社が多いです。

18時、19時でも残業などで会社に残っている人はいますが、営業時間外の連絡は社会人として適切ではありません。

最終面接の辞退で気をつけるべき事②:選考辞退をするか否かもう一度考える

最終面接まで進んだということは、企業はあなたを「会社にマッチする人材としてぜひ来て欲しい!」と考えています。

また自分もその会社を受けたということは、その会社の魅力にひかれたからでしょう。

辞退する場合は、企業の想いや自分の本当の気持ちをもう一度考えてから、後悔しないように冷静に判断するようにしましょう。

最終面接の辞退で気をつけるべき事③:事態の理由をしっかりと考えておく

担当者によっては、「なぜ辞退されるのですか?」と事態の理由を聞かれることもあります。

焦らないために、しっかりと理由を考えて置きましょう。

「他の企業から内定をもらった」、「受けている他の企業の選考に進むことにした」など、人によって理由は様々だと思います。

「御社の採用担当者の態度が悪かったから」などと悪態をつくような理由は、たとえ本当にそう感じたとしてもNGです。

その企業や社員と、将来的に取引先・顧客として関わる可能性がゼロではないからです。

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