インターン辞退をする際に企業に好印象を与えられる連絡方法とは?

インターン辞退をする際に企業に好印象を与えられる連絡方法とは?

「インターンを辞退するためにはどうすればいいのだろう?」

きっと就活や社会人生活に向けて行動をしている大学生であれば、このような疑問を持つシーンと遭遇することがあるかもしれません。

また、「せっかく採用してくれたのにインターンをキャンセルするなんて申し訳ない」と思ったり、「もしかしたら就活にも影響する可能性があるのではないか?」と考えている学生もいることでしょう。

そこで今回は、

  • そもそもインターンをキャンセルする理由
  • インターンを辞退すると就活に影響を与えるのではないか
  • インターンを辞退する際に最適な連絡の方法

この3つについて触れていきたいと思います。

1.インターンを辞退する人の理由は?

そもそもインターンを辞退する人はどのような理由を持っているのでしょうか。

周りの大学生が一体どんな理由でインターンの参加を辞退するのか知っておきたいと考える大学生もいるかもしれません。

インターン辞退の理由1:そもそも参加が面倒になってしまった

結構多いことが、「参加が面倒になってしまった」といったものがあります。

確かに気持ちはわかります。全然知らない人たちがいる環境の中でやった事もない業務に取り組むのですから、心細い事は当然の事です。

また、事前に思っていた以上にインターン先が遠く、通うのがあまりにも大変で面倒になってしまったと考える人もいる事でしょう。

これも気持ちとしてはとてもわかります。交通費なども当然掛かるため、どうしても「あまり行きたくないな。辞退したい」と考える事もあるでしょう。

しかし、やはり「面倒になったからインターンを辞退する」といった事はなるべく避けてほしいものです。企業側も決められた枠の中であなたを採用しているわけですから、当然採用に向けたコストも掛かっています。

そのため、面倒であってもなるべく参加してほしい事が当然の気持ちでしょう。また、社会人になった際に嫌な事があってもなかなか逃げる事ができない事が現実です。

今のうちに「面倒だから」といった単純な理由でインターンを辞退する癖などは、つけない方が良いでしょう。

インターン辞退の理由2:他のインターンが決まってしまった

よくある二つめのパターンとしては、他のインターンが決まってしまったケースです。

実際に後で決まったインターン先の方が志望度が高い事はよくありますね。この場合はどうしても後に決まってしまったインターン先の方が勉強になると判断したのであれば、ぜひそっちを優先んするべきでしょう。

やはり自分が行きたいと感じた場所の方がやる気も上がり、インターン先でも様々な事を吸収できるからでしょう。

2.インターン辞退は就活に影響を与える?

「インターンを辞退するとその会社の就活・選考に影響があるのか?」

このような疑問を抱いている大学生もいるはずです。最初に答えから述べてしまうと、「Yes・No」どちらとも言えるでしょう。

ここで大切な事は、「どのような姿勢・気持ちで断りの連絡を入れるべきか」といった部分です。

インターン辞退の連絡方法で相手からの印象は変わる

仮にあなたが友人と映画を観に行く約束をしたとします。

それなのに当日になっても連絡をよこさずにドタキャンをしてくる友人と、しっかりと電話で「ごめん。◯◯な理由でどうしても映画を観に行く事が出来なくなったんだ」といった連絡とでは、どちらの方が印象が良いでしょうか。

もちろん、断られてしまった時点でいい気持ちはしないかもしれません。ですが、連絡をするとしないとでは大きな違いがあるはずです。

また、仮に連絡を入れてきたとしても「申し訳ない」といった気持ちを込めずにキャンセルをされても、やはり少なからず悪い印象を抱いてしまうでしょう。

そう考えたときにインターンの辞退も同じです。連絡をしっかりと入れて辞退をする学生と、何も連絡をしてこなかったり、誠意を見せた辞退連絡をできない学生を、本選考で取りたいとは思わないでしょう。

インターン辞退を少しでも印象良くするためには、誠意を持って連絡する事が大切なのです。

3.インターンの辞退の仕方

さて、代表的なインターンを辞退する理由と、インターンの辞退が実際の就活・選考に影響を与えるのかを挙げました。

しかし、実際にどのような形でインターンを辞退すれば良いのか疑問に思うところです。

そこでここからは、インターンを辞退する際にどのように断りの連絡を入れればいいのかを解説していきます。

インターン辞退は電話連絡が1番

大学生は、企業や社会人相手に電話をする事がなかなかありませんが、1番誠意を見せられる連絡手段は電話で辞退連絡をする事です。

電話だと、確かに緊張をしてしまいますし、申し訳なさが増してしまう気がします。ですが申し訳なさが増す分、誠意の気持ちも増します。

そのため、最も相手に悪い印象を与えにくいご挨拶になるのです。

インターン辞退をメールでする事もひとつの手段

もちろんメールでインターン辞退をする事もひとつの手段です。

しっかりとした文章であれば、相手にも誠意が伝わる可能性があります。しかし、やはりメールは最終手段。電話での連絡の方が相手の気持ちを考慮した上で大切な連絡方法となるでしょう。

インターン辞退は本来であればメールと電話の両方がベスト

また、本来であればインターン辞退は電話とメールの両方でする事が大切です。

流れとしては、

  1. 電話で「インターンを辞退します。申し訳ありません。」といった誠意を伝えます。
  2. その後にメールで「先ほど連絡をした◯◯です。改めて申しわありませんでした。」といった姿勢を見せる。

この二つの連絡手段を駆使することで、しっかりと誠意を見せることができます。これによって企業側も「今回は残念だったけどこの学生はとてもしっかりしているな」といった印象を与えることができます。

ぜひ、電話とメールの両方使いでの連絡を意識してみてください。

電話でインターン辞退をする際の例文

電話でインターン辞退の連絡をするといっても、やはり大学生が企業に連絡を入れることは簡単ではありません。

そこで、簡単かつ相手に失礼のない電話での例文を、ここで紹介していきます。

◯◯大学の△△と申します。

インターン採用担当の⬜︎⬜︎様はいらっしゃいますでしょうか?*担当者の名前が分からなかったら、インターン採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか?と伝えましょう。

*担当の方が電話に出る。

こんにちは。◯◯大学の△△です。先日はインターンの内定をいただき誠にありがとうございました。色々と検討をしたのですが、大変申し訳ないのですが、今回のインターンの参加を辞退させていただこうと思いご連絡させていただきました。

*理由を聞かれる可能性があります。その際は、大変非常識で申し訳ありませんが、××な理由で今回の参加を断念しようと考えております。本当に申し訳ありません。

このように誠意を持って挨拶をするようにしましょう。大切なことは、申し訳ありませんといった気持ちを込めることです。

また、「断りの電話を入れたら怒られるんじゃないか?」と思うかもしれませんが、そこまで社会人の方も理不尽ではありません。しっかりと誠意を込めた挨拶をすれば、相手も分かってくれるでしょう。

メールでインターン辞退をする際の例文

株式会社◯◯

採用担当 △△様

お世話になっております。××大学の♢♢と申します。

先日は、インターン採用の内定を頂き誠にありがとうございました。

これから貴社のインターン生として、精一杯ご尽力させて頂こうと思っていたところですが、昨日◯◯な理由が入ってしまいました。

大変身勝手なご連絡ではございますが、今回のインターンの参加を辞退させていただこうと思います。

貴社には多大なご迷惑をお掛けすることになってしまい、申し訳ありません。是非学業を優先させて頂きたく思います。どうぞご容赦のほど宜しくお願い致します。

××大学

♢♢(氏名)

これは最終手段として、メールのみで企業側に連絡をするパターンです。しっかりと誠意込めた辞退メールを送ることにしてください。

電話後にメールで再度ご連絡をする際の例文

株式会社◯◯

採用担当 △△様

お世話になっております。××大学の♢♢と申します。

先ほどはお忙しい中お電話を受けてくださり、誠にありがとうございました。

また、せっかくの機会にこのような結果となってしまい大変申し訳ございません。重ねてお詫び申し上げます。

改めてこのような機会がございましたら、誠に勝手ながら再度インターンに参加させて頂ければと思います。

それでは今後とも引き続きよろしくお願い致します。

××大学

♢♢(氏名)

このメールは電話でご連絡をした後に、再度メールでもう一度お詫びのご挨拶をする際の物です。ここまでしっかりと挨拶ができる学生はなかなかいないため、企業からしても、比較的良好な印象を持ってくれるはずです。

是非、電話とメールの両方使いの連絡をする事を意識しましょう。

「他の会社のインターンに参加するのか」と思われてはNG

よくあるインターンの辞退の理由に、「他の会社のインターンを受ける」といった物がありますが、そこは正直に伝える必要はありません。

もし、そこで正直に伝えてしまったら、「あの学生はうちよりも他社か…」と良い印象を抱かないでしょう。

相手に悪い印象を与えないためにも、ここは心苦しいかもしれませんが、他の理由を考えるよにしてください。

4.インターン辞退のまとめ

  • そもそもインターンをキャンセルする理由
  • インターンを辞退すると就活に影響を与えるのではないか
  • インターンを辞退する際に最適な連絡の方法

今回は以上の3つの項目について触れてきました。

何度も言っているように最も大切な事は”誠意を持って連絡をする事”です。ぜひ今回の内容を参考にしていただいて実践に移してみてください。

インターン辞退をする際に企業に好印象を与えられる連絡方法とは?